【ケアマネ・認定調査員必見】特記事項の書き方に迷わないためのAI活用術

「特記事項、この書き方で合っているのだろうか」「もっと簡潔にまとめたいけれど、時間がない」——認定調査に携わる方なら、一度はこんな悩みを感じたことがあるのではないでしょうか。

特に経験の浅い調査員の方にとって、聞き取った内容を調査票の項目（麻痺等の有無、移乗、食事摂取、意思の伝達など）に沿った適切な文章に落とし込む作業は、想像以上に難しいものです。

特記事項の書き方で迷う3つのポイント

• どの項目に、どの内容を書けばよいか分からない
  聞き取った内容を、どの調査項目に紐づけて記載すべきか判断に迷うことがあります。たとえば「食事に時間がかかる」という話は、食事摂取の項目だけでなく、麻痺や関節の動きの項目にも関係する場合があり、どこまで書くかの線引きが難しくなります。
• 文章の量・粒度がバラつく
  ある項目は詳しく書きすぎて他の項目が手薄になったり、逆に全体を簡潔にしすぎて状態が伝わりにくくなったりと、記載のバランスを取るのが難しいと感じる方は多いです。
• 聞き取った生の言葉を、調査票にふさわしい文体に整える手間がかかる
  ご本人・ご家族の話し言葉を、そのまま調査票に書くわけにはいきません。「○○さんが大変そうって言ってました」のような発言を、客観的な事実として記述し直す作業に時間を取られます。

文例で見る：迷いがちな書き方とその整理方法

たとえば、食事摂取についてご家族から次のような話を聞いたとします。

「最近、ご飯を食べるのに時間がかかるようになった。むせることもあるみたいで、ちょっと心配。でも自分でスプーンは使えてる」

このまま書くと主観的な印象が先に立ってしまい、審査する側に状態が正確に伝わりません。「状況→具体的な動作→頻度・リスク」の順で整理すると、次のようになります。

「食事摂取はスプーンを使用し自力で可能だが、咀嚼・嚥下に時間を要し、1食あたり30分以上かかることがある。週に数回、食事中にむせこむ様子が見られる。」

「大変そう」「心配」といった主観的な言葉を、「30分以上かかる」「週に数回むせこむ」という具体的な事実・頻度に置き換えることで、第三者が状態を正確に把握できる文章になります。

AIに「調査票の項目に沿った整理」を任せる

AI認定調査アシスタントでは、面談を録音してAIに読み込ませると、要介護認定調査票の基本調査項目に沿った形で自動的に文章を整理します。「この内容はどの項目に書くべきか」「どんな文体でまとめるべきか」を毎回一から考える必要がなくなり、調査員は次の2点に集中できます。

1. 面談時の聞き取りそのものに集中すること
2. AIが整形した文章を、最終的に確認・微調整すること

ゼロから文章を組み立てるのと、AIが作った下書きを確認・修正するのとでは、かかる時間も精神的な負担も大きく変わります。項目ごとの文章量も自動である程度均一になるため、「ある項目だけ書きすぎる」といった粒度のブレも起きにくくなります。

ケアマネジャーの業務にも活用できます

この仕組みは認定調査員だけでなく、ケアマネジャーが利用者やご家族から聞き取った内容を記録する際にも活用いただけます。モニタリング時の聞き取りメモの整理や、ケアプラン作成前の情報整理の効率化にお役立てください。話し言葉を客観的な記述に整える作業は、モニタリング記録や支援経過の作成でも共通して発生する手間だからです。