認定調査の聞き取りメモから特記事項を5分でExcelにする方法

認定調査員やケアマネジャーの方から、こんな声をよく聞きます。

「訪問調査が終わったあと、聞き取ったメモやボイスメモの内容をパソコンでExcelに入力し直すのが本当に面倒。文字起こしを読み返しながら特記事項の文章にまとめるだけで、1件あたり1時間以上かかることもある」

1日に何件も訪問調査をこなす調査員の方にとって、この「清書作業」は地味に大きな負担です。訪問件数が増えるほど、事務作業に残業時間が食われてしまいます。

なぜ特記事項の作成に時間がかかるのか

特記事項の作成が遅くなる原因は、主に次の3つです。

• 面談中はメモを取るだけで精一杯で、聞き取りに集中しきれない
• 録音した音声を後から聞き直し、必要な部分を書き起こす作業が発生する
• 書き起こした内容を、認定調査票の項目（麻痺の有無・移乗・食事摂取など）に沿った文章に整理し直す必要がある

特に3つ目の「調査票の項目に沿って文章を整理する」工程は、慣れていても時間がかかりますし、新人の調査員にとってはさらにハードルが高くなります。

録音するだけで特記事項の下書きが完成する

この作業を大幅に短縮する方法が、AIによる自動整形です。やり方はとてもシンプルです。

1. 面談中にスマホで録音する
   訪問先で、ご本人への聞き取りの様子をスマートフォンで録音するだけ。特別な機材は必要ありません。
2. AIが文字起こし・整形する
   録音した音声をAIが自動で文字起こしし、そのまま要介護認定調査票の基本調査項目に沿った文章に整形します。
3. 内容を確認してExcelに保存
   整形された内容を確認・微調整し、Excelファイルとしてダウンロードするだけ。市区町村の指定様式への転記もスムーズです。

「聞き取りメモをどう文章にまとめるか」を一から考える必要がなくなるため、多くの調査員の方が特記事項の作成時間を体感で7割ほど短縮できています。

まずは無料トライアルで試してみる

今回ご紹介した仕組みは「AI認定調査アシスタント」というWebサービスです。スマートフォンとブラウザがあればすぐに使い始められ、クレジットカード登録不要の無料トライアル（14日間・3回まで）も用意しています。

「今日の訪問調査から、記録の負担を減らしたい」という方は、ぜひ一度試してみてください。