認定調査員やケアマネジャーの方から、こんな声をよく聞きます。

「訪問調査が終わったあと、聞き取ったメモやボイスメモの内容をパソコンでExcelに入力し直すのが本当に面倒。文字起こしを読み返しながら特記事項の文章にまとめるだけで、1件あたり1時間以上かかることもある」

1日に何件も訪問調査をこなす調査員の方にとって、この「清書作業」は地味に大きな負担です。訪問件数が増えるほど、事務作業に残業時間が食われてしまいます。

なぜ特記事項の作成に時間がかかるのか

特記事項の作成が遅くなる原因は、主に次の3つです。

面談中はメモを取るだけで精一杯
ご本人やご家族の話を聞きながら調査項目のチェックも進める必要があり、細かい言い回しまでメモしきれず、あとで記憶を頼りに書く部分が出てきます。
録音を聞き直す作業が発生する
聞き漏らしがないか確認するため、30分〜1時間の録音を早送り・巻き戻ししながら該当箇所を探す作業だけでも時間がかかります。
調査票の項目に沿った文章に整理し直す必要がある
聞き取った内容を、麻痺の有無・移乗・食事摂取などの項目ごとに振り分け、調査票にふさわしい客観的な文体に書き直す工程が最も時間を取られます。

特に3つ目の「調査票の項目に沿って文章を整理する」工程は、慣れていても時間がかかりますし、新人の調査員にとってはさらにハードルが高くなります。

実際の変換イメージ：聞き取りメモ→特記事項

たとえば、訪問時に次のようなメモ（または録音）が残っていたとします。

「立ち上がる時ちょっとふらつく。手すりがあれば一人でできる。トイレも、声をかければ一人で行ける時が多いけど、夜は付き添うこともあるみたい」

このメモをそのまま特記事項欄に書き写すと、話し言葉のままになってしまい調査票にはふさわしくありません。AIに読み込ませると、次のように調査票の文体・型に沿って整理されます。

「立ち上がり動作時に軽度のふらつきが見られるが、手すりを使用すれば自力で可能。トイレへの移動は、日中は声かけがあれば一人で行える場面が多いが、夜間は家族が付き添う場合がある。」

「状況（ふらつきの程度）→条件付きの可否（手すりがあれば可）→時間帯による頻度の差（日中／夜間）」という型に沿って文章が整うため、調査員は内容に過不足がないかを確認するだけで済みます。ゼロから文章を組み立てる作業がなくなる分、1件あたりの作業時間を大きく圧縮できます。

この変換を手作業ではなくAIに任せる方法が、録音による自動整形です。やり方はとてもシンプルです。

面談中にスマホで録音する
訪問先で、ご本人への聞き取りの様子をスマートフォンで録音するだけ。特別な機材は必要なく、項目の順番通りに質問する必要もありません。
AIが文字起こし・整形する
録音した音声をAIが自動で文字起こしし、そのまま要介護認定調査票の基本調査項目に沿った文章に整形します。話し言葉や脱線した雑談も、必要な部分だけが抽出されます。
内容を確認してExcelに保存
整形された内容を確認・微調整し、Excelファイルとしてダウンロードするだけ。市区町村の指定様式への転記もスムーズです。

特記事項の清書は、文章を考える工程だけでなく、様式への転記作業自体にも細かい手間があります。

AIによる整形段階であらかじめ調査項目ごとに文章を分けて出力しておけば、様式に貼り付けるだけで済み、文字数オーバーによる書き直しや項目間の振り分けの迷いも減らせます。こうした一連の流れを自動化することで、特記事項の作成時間を1件あたり数分程度まで圧縮できているという声が多く寄せられています。